Derneklerde Defter Tutma Esasları ve Cezai Müeyyideler

Dernekler; sosyal, kültürel ve ekonomik alanda önemli hizmetler vermek üzere kurulan 4721 sayılı Türk Medeni Kanununun 56.ncı maddesinde(1) ve 5253 sayılı Dernekler Kanununun 2 nci maddesinde(2) tanımına yer verilen, kazanç paylaşma dışında, kanunlarla yasaklanmamış belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere, en az yedi gerçek

DERNEKLERDE DEFTER TUTMA ESASLARI VE CEZAİ MÜEYYİDELER

1. GİRİŞ

Dernekler; sosyal, kültürel ve ekonomik alanda önemli hizmetler vermek üzere kurulan 4721 sayılı Türk Medeni Kanununun 56.ncı maddesinde(1) ve 5253 sayılı Dernekler Kanununun 2 nci maddesinde(2) tanımına yer verilen, kazanç paylaşma dışında, kanunlarla yasaklanmamış belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere, en az yedi gerçek veya tüzel kişinin, bilgi ve çalışmalarını sürekli olarak birleştirmek suretiyle oluşturdukları tüzel kişiliğe sahip kişi topluluklarıdır. (3)

5253 sayılı Dernekler Kanununun 11 inci maddesi ile Dernekler Yönetmeliği’nin 32 nci maddesi’nde(4) derneklerin; karar, evrak kayıt, demirbaş ve işletme hesabı defterini tutmakla yükümlü olduğuna yer verilmiş olup, söz konusu defterler yazılması gereken bilgileri ve bu defterlerin şekline ilişkin düzenlemelere Dernekler Yönetmeliğinin 102 nci maddesine göre hazırlan 2007/2 sayılı Tebliğ’de yer verilmiştir.(5) Kamu yararına çalışma statüsü bulunan dernekler ile yıllık brüt gelirleri bir milyon beş yüz bin (2.043.000)(6) TL’yi aşan derneklerin takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutmaları gerekmektedir.

Bu yazımızda, dernekler mevzuatı çerçevesinde, derneklerin tutmak zorunda oldukları defterler, defter tutma esasları ve cezai müeyyideler hakkında bilgi ve açıklamalara yer verilecektir.

2.DERNEKLERDE DEFTER TUTMA ESASLARI

Dernekler işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Kamu yararına çalışma statüsü bulunan dernekler ile yıllık brüt gelirleri bir milyon beş yüz bin TL’yi aşan derneklerin takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutmaları gerekir. İşletme hesabı esasına göre defter tutan dernekler, yukarıda belirtilen hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu kararı ile bilanço esasına göre defter tutabilirler.

Bilanço esasına geçen dernekler, üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen haddin altına düşerlerse, takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönebilirler. Ticari işletmesi bulunan dernekler, ticari işletmeleri için, ayrıca Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre defter tutarlar.(7)

Derneklerin bilanço esasına göre defter tutmaları için öngörülen parasal sınırlar, Dernekler Yönetmeliğinde öngörüldüğü şekilde ve yeniden değerleme oranına göre artırılmaktadır. Söz konusu parasal sınırlar; her takvim yılı başından geçerli olmak üzere, önceki yılda uygulanan parasal sınırın, o yıl için 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 298 inci maddesi hükümleri uyarınca Hazine ve Maliye Bakanlığınca tespit ve ilan edilen yeniden değerleme oranında artırılması suretiyle uygulanmaktadır.(8)

2.1. İşletme Hesabı Esasında Tutulacak Defterler

- Karar Defteri: Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.

- Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.

- Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınarak saklanır.

- İşletme Hesabı Defteri: Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir.

2.2. Bilanço Hesabı Esasında Tutulacak Defterler

Bilanço esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:

- Dernekler Yönetmeliğinin 32 nci maddesinin (a) bendinin 1 inci, 2 nci, 3 üncü alt bentlerinde kayıtlı defterleri (karar defteri, üye kayıt defteri, evrak kayıt defteri) bilanço esasında defter tutan dernekler de tutarlar.

- Yevmiye Defteri ve Büyük Defter: Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu Kanunun Hazine ve Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır.

2.3. Defterlerin Tasdiki

Tutulması zorunlu olan defterler kullanıma başlanmadan önce,

- İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğüne,

- Ya da notere tasdik ettirilir.

- Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz.

- Ancak, yevmiye defteri kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilir. (9)

- Büyük Defterin onaylatılması zorunlu değildir.(10)

2.4. Kayıt Usulü

- Dernekler, defter ve kayıtları ile Türkiye Cumhuriyeti’nin resmi kurumlarıyla yazışmalarında Türkçe kullanmak zorundadır.(11)

- Defterler mürekkepli kalemle yazılır. Defterler bilgisayar ortamında da tutulabilir. Ancak form ya da sürekli form şeklinde tutulacak defterler, kullanılmaya başlanmadan önce her bir sayfasına numara verilerek ve onaylatılarak kullanılabilir. Onaylı sayfalar kullanıldıktan sonra defter haline getirilerek muhafaza edilir.

- Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir.

- Diğer defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst ya da yan tarafına ya da ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.

- Yanlış rakam ve yazının çizilmesi halinde, bu rakam ve yazıyı çizen tarafından paraflanır.

- Defterlere geçirilen bir kayıt; kazımak, çizmek ya da silmek suretiyle okunamaz hale getirilemez.

- Karar defterinin sayfa sonunda imza için bırakılan bölümü hariç defterlerin satırları, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.

- Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli form ya da sürekli form yapraklarının sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.(12)

2.5. Defter ve Belgeleri Saklama Süresi

Defterler hariç olmak üzere, dernekler tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır.

2.6. Ceza Hükümleri

Derneğe ait tutulması gereken defter veya kayıtları tutmayan veya tasdiksiz defter tutan dernek yöneticileri üç aydan bir yıla kadar hapis veya adlî para cezası ile cezalandırılır.

Defter ve kayıtların usulüne uygun tutulmaması halinde; dernek yönetim kurulu başkanına ve defterleri tutmakla sorumlu kişilere idarî para cezası verilir.(13)

Genel kurul ve diğer dernek organlarında yapılan seçimler ve oylamalar ile oyların sayım ve dökümüne hile karıştıranlar ve defter veya kayıtları tahrif veya yok edenler veya gizleyenler, fiilleri daha ağır bir cezayı gerektirmediği takdirde altı aydan iki yıla kadar hapis ve adlî para cezası ile cezalandırılır.(14)

Defter ve kayıtların Türkçe tutulmaması halinde, bu yükümlülüğü yerine getirmeyenlere idari para cezası verilir.(15)

Tutulması zorunlu olan defter ve belgelerin, gerekli dikkat ve özen gösterilmiş olması şartıyla elde olmayan bir nedenle okunamayacak hâle gelmesi veya kaybolması hâlinde, öğrenme tarihinden itibaren on beş gün içinde dernek merkezinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine zayi belgesi almak için başvurmayan veya bu belgeyi denetim sırasında ibraz edemeyenler üç aydan bir yıla kadar hapis veya adlî para cezası ile cezalandırılır.(16)

Aşağıda yapılan denetimlerde karşılaşılması muhtemel olan ve derneğe ait tutulması gereken defter veya kayıtlarda yapılan tespitlere istinaden önerilecek cezai müeyyideler hakkındai uygulama örneklerine yer verilmiştir.(17)

ÖRNEK 1: A Derneğinin Gelir ve Gider İşlemleri İçin İşletme Hesabı Defterinde Kayıt Tutmadığı Tespit Edilmiştir:

A Derneğinin söz konusu faaliyetleri doğrultusunda oluşan gelir ve giderlerinin İşletme Hesabı Defterine kaydedilmemesi nedeniyle, 5253 sayılı Dernekler Kanunu’nun 32/d maddesinde yer alan “Derneğe ait tutulması gereken defter veya kayıtları tutmayan veya tasdiksiz defter tutan dernek yöneticileri üç aydan bir yıla kadar hapis veya adlî para cezası ile cezalandırılır…” hükmü gereğince ilgili dönemde dernek yönetim kurulu başkanı görevini sürdüren kişi hakkında değerlendirme yapmak üzere konunun Cumhuriyet Başsavcılığına bildirilmesi gerekmektedir.

ÖRNEK 2:Derneğin Herhangi Bir Gelir veya Gider Belgesinin Bulunmadığı Tespit Edilmiştir:

Dernek tarafından yapılan herhangi bir giderin bulunmadığı, Dernek tarafından tahsil edilen herhangi bir gelirin de bulunmadığı incelenmekle beraber; Derneğin yapılması zorunlu giderleri ile faaliyetleri için gerekli olan harcamaları karşılayacak gelirlerinin de alındı belgesi veya bankalar aracılığı ile tahsil edilmesi gerektiği, yapılması gereken bu faaliyetlere ilişkin gelir ve giderlerin Dernek Defterlerine işlenmemesi nedeniyle kayıt dışı gelir ve giderinin bulunduğu değerlendirilmekle beraber; 5253 sayılı Dernekler Kanunu’nun Ceza Hükümleri başlıklı 32/d maddesinde yer alan “Derneğe ait tutulması gereken defter veya kayıtları tutmayan veya tasdiksiz defter tutan dernek yöneticileri üç aydan bir yıla kadar hapis veya adlî para cezası ile cezalandırılır…” hükmü doğrultusunda yönetim kurulu üyeleri hakkında değerlendirme yapmak üzere konunun Cumhuriyet Başsavcılığına bildirilmesi gerekmektedir.

ÖRNEK 3: A Derneği Tarafından Tutulan Yevmiye Defterinin Geç Tasdik Ettirildiği Tespit Edilmiştir:

Bilanço esasına göre defter tutan A Derneğinin yevmiye defterini, kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda tasdik ettirmesi gerekirken, söz konusu defteri altı ay sonra tasdik ettirmesi nedeniyle, 5253 sayılı Dernekler Kanunu’nun 32/d maddesinde yer alan “Bu defter ve kayıtların usulüne uygun tutulmaması halinde dernek yöneticilerine ve defterleri tutmakla sorumlu kişilere beşyüz Türk Lirası idarî para cezası verilir.…” hükmü gereğince, dernek yönetim kurulu başkanına idari para cezası verilmesi gerekmektedir.

ÖRNEK 4: A Derneğinin, Muhasebe Uygulamalarında Tek Düzen Hesap Planına Uygun Hareket Etmediği Tespit Edilmiştir:

Yevmiye Defteri kayıtlarında, personele verilen avansların Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğinde belirtilen usule uygun olarak 196. Personel Avansları Hesabında takip edilmesi gerekirken, doğrudan 770. Genel Yönetim Giderleri Hesabında takip edilmesi nedenleriyle, Dernekler Kanununun 11 inci maddesi ile Dernekler Yönetmeliği’nin 32’nci maddesinde belirtilen 1 Sıra No’lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’ne aykırı hareket edildiğinden, 5253 sayılı Dernekler Kanunu’nun 32/d maddesinde yer alan “Bu defter ve kayıtların usulüne uygun tutulmaması halinde dernek yöneticilerine ve defterleri tutmakla sorumlu kişilere beşyüz Türk Lirası idarî para cezası verilir…” hükmü gereğince, dernek yönetim kurulu başkanına ve aynı derneğin mali defterlerini tutmakla sorumlu Serbest Muhasebeci Mali Müşavirine idari para cezası verilmesi gerekmektedir.

3. SONUÇ

5253 sayılı Dernekler Kanununun 11 inci maddesi ile Dernekler Yönetmeliği’nin 32 nci maddesi’nde derneklerin; karar, evrak kayıt, demirbaş ve işletme hesabı defterini tutmakla yükümlü olduğuna yer verilmiş olup, söz konusu defterler yazılması gereken bilgileri ve bu defterlerin şekline ilişkin düzenlemelere Dernekler Yönetmeliğinin 102 nci maddesine göre hazırlan 2007/2 sayılı Tebliğ’de yer verilmiştir. Kamu yararına çalışma statüsü bulunan dernekler ile yıllık brüt gelirleri bir milyon beş yüz bin (2.043.000) TL’yi aşan derneklerin takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutmaları gerekmektedir.

Bilanço esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:

- Dernekler Yönetmeliğinin 32 nci maddesinin (a) bendinin 1 inci, 2 nci, 3 üncü alt bentlerinde kayıtlı defterleri (karar defteri, üye kayıt defteri, evrak kayıt defteri) bilanço esasında defter tutan dernekler de tutarlar.

- Yevmiye Defteri ve Büyük Defter: Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu Kanunun Hazine ve Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır.

Derneğe ait tutulması gereken defter veya kayıtları tutmayan veya tasdiksiz defter tutan dernek yöneticileri üç aydan bir yıla kadar hapis veya adlî para cezası ile cezalandırılır. Defter ve kayıtların usulüne uygun tutulmaması halinde; dernek yönetim kurulu başkanına ve defterleri tutmakla sorumlu kişilere idarî para cezası verilir.

Genel kurul ve diğer dernek organlarında yapılan seçimler ve oylamalar ile oyların sayım ve dökümüne hile karıştıranlar ve defter veya kayıtları tahrif veya yok edenler veya gizleyenler, fiilleri daha ağır bir cezayı gerektirmediği takdirde altı aydan iki yıla kadar hapis ve adlî para cezası ile cezalandırılır. Defter ve kayıtların Türkçe tutulmaması halinde, bu yükümlülüğü yerine getirmeyenlere idari para cezası verilir.

Tutulması zorunlu olan defter ve belgelerin, gerekli dikkat ve özen gösterilmiş olması şartıyla elde olmayan bir nedenle okunamayacak hâle gelmesi veya kaybolması hâlinde, öğrenme tarihinden itibaren on beş gün içinde dernek merkezinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine zayi belgesi almak için başvurmayan veya bu belgeyi denetim sırasında ibraz edemeyenler üç aydan bir yıla kadar hapis veya adlî para cezası ile cezalandırılır.

KAYNAKÇA

- 4721 sayılı Türk Medeni Kanun

- 5253 sayılı Dernekler Kanunu

- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu

- Dernekler Yönetmeliği

- AYKAR Özkan – Faruk Bülbül – Mehmet Hapoğlu, Dernekler Rehberi ve Mevzuatı, Adalet Yayınevi,Ankara, 2022.

- GÜR, Mehmet Fatih - Fuat Kılıç-Abdullah Sefa Avcı, -Derneklere ve Vakıflara Ait İktisadi İşletmeler ve Vergisel Boyutu- Ankara 2014.

- Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü, Dernekler Mevzuatı Kapsamında Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Hakkında Rehber, www.siviltoplum.gov.tr, Erişim:10.09.2022

(1) 08.12.2001 tarihli ve 24607 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

(2) 23.11.2004 tarihli ve 25649 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

(3) Mehmet Fatih Gür - Fuat Kılıç-Abdullah Sefa Avcı, -Derneklere ve Vakıflara Ait İktisadi İşletmeler ve Vergisel Boyutu- 2014 Ankara s.4.

(4) 31/3/2005 tarihli ve 25772 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

(5) Tebliğ hükümleri İçişleri Bakanı tarafından yürütülmektedir. www.siviltoplum.gov.tr, Erişim:10.09.2022

(6) 27/11/2021 tarihli ve 31672 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 533 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde tespit edilen 2022 yılı için yeniden değerleme oranı olan % 36,20 (otuz altı virgül yirmi) artış esas alınarak, 01.01.2022 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere parantez içinde siyah punto ile gösterildiği şekilde artırılmıştır.

(7) Dernekler Yönetmeliği madde 31

(8) Özkan Aykar – Faruk Bülbül – Mehmet Hapoğlu, Dernekler Rehberi ve Mevzuatı, Adalet Yayınevi,Ankara, 2022. s.8.

(9) Yukarıda sayılan defterlerden yevmiye defteri, büyük defter ve tutulması durumunda envanter defteri bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak şartı ile elektronik ortamda tutulmalarına ilişkin Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığınca çıkarılan tebliğlerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde, diğer defterler ise Bakanlıkça oluşturulan veya izin verilen yazılımlar kullanılarak elektronik ortamda da tutulabilir.

(10) Dernekler Yönetmeliği madde 36

(11) Dernekler Kanunu madde 31

(12) Dernekler Yönetmeliği madde 33

(13) Dernekler Kanunu madde 32/d

(14) Dernekler Kanunu madde 32/e

(15) Dernekler Kanunu madde 32/r

(16) Dernekler Kanunu madde 32/k

(17) Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü, Dernekler Mevzuatı Kapsamında Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Hakkında Rehber, s.23,24 www.siviltoplum.gov.tr, Erişim:10.09.2022

Kaynak;

Maliye Postası; Özkan Aykar